Manual Interact

Manual del Interact Club

Todo comenzó así
Desde el comienzo de sus actividades, Rotary se ha dedicado a ayudar a los niños necesitados, y en 1960, la organización inició un nuevo enfoque respecto al servicio a la juventud.


Considerando el potencial de la gente joven, el presidente de RI Harold T. Thomas exhortó a los rotarios a promover el servicio entre los jóvenes, fomentar su interés activo en la
comunidad y ofrecerles oportunidades de formarse como líderes.


Dos años después, 23 estudiantes de la Escuela Secundaria de Melbourne, Florida, EE.UU., formaron el primer club Interact. En la actualidad, además de ayudar a los jóvenes, los clubes les permiten prestar servicio en el ámbito local e internacional, en colaboración con sus clubes rotarios patrocinadores.


Desde entonces, el servicio de los clubes Interact ha reportado beneficios a miles de comunidades del mundo. Los interactianos cuentan con un programa que ofrece sana diversión, actividades de servicio significativas y la oportunidad de capacitarse como líderes y forjar nuevas amistades. Como contrapartida, los clubes rotarios han logrado mayor apoyo y
nuevas ideas para sus proyectos, y la posibilidad de que en el futuro los interactianos se conviertan en rotarios.

1 Cómo organizar un club Interact
Este capítulo está dedicado principalmente a lo rotarios interesados en formar un club Interact.
Los clubes rotarios patrocinadores brindan orientación a los clubes Interact, pero éstos son autónomos y autosuficientes.


Antes de patrocinar un club Interact, los clubes rotarios deberán consultar este Manual y conversar con los interactianos y los rotarios que participan en el programa, para informarse
directamente sobre los beneficios que reporta.


Las siguientes etapas contribuirán a que los clubes nuevos se establezcan sobre una base sólida y sean debidamente constituidos por Rotary International. Se alienta a los rotarios,
los jóvenes y los asesores académicos a consultar la siguiente lista de verificación durante el proceso de organización.


Seis etapas para el establecimiento de un club exitoso


Primera etapa: O btenga el apoyo del club rotario.


Si su club rotario tiene interés en patrocinar un club Interact, se deberá formar un Subcomité de Interact para estudiar los requisitos para el debido patrocinio. Cerciórese de hablar
con el presidente del Comité Distrital de Interact, quien podrá proporcionarle información sobre el funcionamiento de otros clubes Interact del distrito.


Una vez compilada la información necesaria para el patrocinio, el subcomité deberá presentarla al club rotario. A continuación se indican varias sugerencias para efectuar una
presentación convincente.


• Poner de relieve las ventajas de patrocinar un grupo de gente joven con vocación de servicio.
• Poner de relieve la importancia de la participación de los rotarios y su apoyo al club Interact.
• Invitar a los actuales interactianos a que difundan sus experiencias positivas relacionadas con el programa.


Después de que la directiva del club apruebe el patrocinio del club Interact, el club deberá decidir si el club Interact que patrocinará se centrará en la comunidad o en la escuela a la
que asisten sus socios.
• Los clubes con base en la comunidad captan socios entre los estudiantes de las escuelas del área donde funciona el club rotario. El consejero rotario deberá asistir a todas las
reuniones del club Interact.
• Los clubes centrados en una escuela captan sus socios en una sola escuela, y al consejero rotario solamente se le requiere asistir a las reuniones de la directiva del club.


Es bueno saberlo Cuando un club rotario decide patrocinar un club Interact centrado en una escuela, un integrante del subcomité debe reunirse con los funcionarios escolares a fin de explicarles en qué consiste el programa y qué ventajas reporta. Los rotarios y los funcionarios escolares deberán proseguir su colaboración para determinar los requisitos de afiliación, las normas del club, el lugar y la hora de las reuniones del club Interact y designar al asesor académico.


Segunda etapa: Buscar a los posibles interactianos.


Se debe recurrir a la imaginación para ampliar al máximo la base de posibles socios. En los clubes centrados en una escuela, solicite sugerencias al asesor académico respecto a
posibles socios del club. Fuentes de posibles interactianos:
• Centros cívicos; iglesias y templos; clubes y equipos deportivos y escuelas secundarias.
• Hijos y otros familiares jóvenes de los rotarios de la comarca.
• Estudiantes de Intercambio de Jóvenes y participantes en eventos de programa de Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes (RYLA).


Tercera etapa: Invitar a los posibles socios a una reunión informativa.


Además de los posibles interactianos se recomienda invitar a estas personas:
• Integrantes del Subcomité de Interact
• El presidente del club rotario
• El presidente del Comité Distrital de Interact
• El asesor académico (para los clubes centrados en una escuela)
• Asimismo, invite a los interactianos de los clubes vecinos a que difundan sus experiencias y respondan preguntas.


En esta reunión:
• Brinde a los estudiantes una idea general sobre la historia de Interact, sobre Rotary y su trayectoria de servicio a la gente joven.
• Distribuya ejemplares de Información básica sobre Rotary (595-ES) y exhiba un segmento de una edición reciente de RVM – The Rotarian: la revista en video.
• Explique las normas y las metas de Interact, e incluya una descripción de algunos de sus proyectos de servicio. (Se incluyen ejemplos en la contraportada de este manual.)
• Destaque la internacionalidad del programa, incluido el potencial de colaborar con jóvenes de otros países.
• Distribuya entre la concurrencia ejemplares del w (600- ES), el cual los posibles  interactianos pueden obsequiar a los amigos interesados.
• Reserve suficiente tiempo para que los interactianos en perspectiva formulen preguntas. Pídales que sugieran posibles proyectos de los clubes.


Al final de la reunión:
• Disponga que se efectúe una votación para confirmar que todavía existe interés en fundar un club Interact. Recuerde que se recomienda, aunque no se exige, un mínimo de 15 socios fundadores.
• Fije una fecha para la primera reunión organizativa.



Cuarta etapa: Reuniones organizativas.


Ahora que ya ha congregado un grupo de posibles interactianos, dispóngase a organizar el club. Mantenga el entusiasmo alentando al club Interact a programar reuniones organizativas
con una frecuencia mínima de cada dos semanas. Encomiende al consejero rotario (si el club se centra en la comunidad) o al asesor académico (si el club funciona en un centro de enseñanza) que conserve la lista de todos los asistentes a tales reuniones, incluidos sus números telefónicos y direcciones de correo electrónico. Aliéntelos a asistir con amigos.
Aunque no se requiere celebrar un número específico de reuniones organizativas antes de que se otorgue la certificación oficial al club, debe asegurarse de que los interactianos
cumplan las siguientes tareas antes de solicitar dicha certificación:
• Celebrar elecciones para los cargos de presidente, vicepresidente, secretario, tesorero y otros funcionarios.
• Implementar un plan para que el cuadro social del club incluya un número equilibrado de chicos y chicas, y en cuanto a nivel de estudios y grupo etario.
• Considerar y establecer la cuantía de las cuotas anuales del club.
• Decidir dónde y cuando se celebrarán las reuniones del club. Los clubes deben reunirse por lo menos dos veces por mes.
• Comenzar la planificación de las actividades de servicio, las funciones de recaudación de fondos y la ceremonia inaugural.
• Familiarizar a los socios con los documentos estatutarios.


Es bueno saberlo Antes de otorgarle la certificación oficial a un posible club, éste deberá adoptar los Estatutos prescritos a los clubes Interact y todas sus enmiendas, y aprobar
un reglamento compatible con los Estatutos y la normativa establecida por Rotary International (véase el capítulo 5).


El reglamento estará sujeto a la aprobación del club rotario patrocinador.


Quinta etapa: Preparar los documentos previos a la certificación oficial.


Una vez que el posible club Interact haya logrado una firme base social, RI puede otorgar al club la certificación oficial.
El club rotario patrocinador deberá colaborar con los interactianos para concluir las siguientes tareas:
• Cumplimentar el “Formulario de certificación del club Interact” (véase el capítulo 5), donde se incluya a todos los socios fundadores que se hayan comprometido a asistir al menos al 60% de las actividades sociales y de servicio del club.
• Lograr que el presidente del club rotario patrocinador y el gobernador de distrito firmen el formulario.
• Remitir el formulario a la Sede de RI o a la oficina en el exterior adecuada (véanse las direcciones en la contraportada interior).


Una vez certificado el club Interact, lo cual lleva aproximadamente entre dos y cuatro semanas, RI le enviará el certificado de organización al club rotario patrocinador.


Sexta etapa: Preparar la ceremonia inaugural.


La fundación de un club Interact es todo un acontecimiento.
Se recomienda que el club rotario patrocinador organice una ceremonia inaugural de manera tal que los patrocinadores rotarios den la bienvenida a los interactianos en calidad de
colaboradores en el servicio rotario. Invite a los líderes distritales, como el gobernador de distrito, el presidente del Comité Distrital de Interact y el representante distrital de Interact,
a fin de contribuir a establecer la presencia del nuevo club Interact en el distrito.


Cada ceremonia posee características propias y no existe un formato adecuado único, aunque para comenzar sería práctico tomar como modelo las tradiciones del club rotario
patrocinador. A continuación se indican otras posibles modalidades para una ceremonia memorable:
• Publicar el programa de la ceremonia inaugural donde se incluyan los nombres de los socios del club.
• Explicar brevemente el significado de Rotary y La Prueba Cuádruple.
• Explicar en qué medida los nuevos interactianos pasan a formar parte de la familia de Rotary.
• Reseñar la trayectoria de servicio de Interact y las circunstancias en las cuales se formó el club (podría incluirse un relato o anécdota graciosa).
• Instalar a los socios uno por uno y anunciar a los integrantes de la directiva y los demás funcionarios.
• Hacer referencia a asuntos, lemas y tradiciones que tengan relación con el centro de enseñanza o la comunidad.
• Entregar a cada socio la insignia de Interact.
• Tomar fotografías conmemorativas del evento.


2 Funcionamiento del club Interact  
Este capítulo está destinado principalmente a los funcionarios de los clubes Interact.


Ahora que el club ya es oficial, comience a emprender los proyectos y actividades que le inspiraron a afiliarse a Interact. Los funcionarios del club pueden ayudarle a lograr estas metas. A continuación se indican sus funciones y responsabilidades.


Funcionarios y comités del club
La directiva
La junta directiva constituye el organismo rector del club Interact. Este organismo se compone del presidente, el vicepresidente, el secretario, el tesorero y los funcionarios adicionales que se requieran debido a la magnitud del club.


Se requiere que la directiva se reúna al menos una vez por mes y presente el informe de las decisiones adoptadas en la siguiente reunión ordinaria del club Interact.


En sus reuniones la directiva examina y aprueba los planes y proyectos del club. El consejero rotario y el asesor académico deberán asistir a todas las reuniones de la directiva. Los socios
del club también podrán asistir a estas reuniones como observadores.


Los integrantes de la directiva del club Interact deberán conocer plenamente los documentos estatutarios de Interact.


Asimismo, los funcionarios entrantes del club deberán participar en la capacitación para el liderazgo. Para más información sobre la formación de los dirigentes distritales, consulte
el capítulo 3.


Los integrantes de la directiva deberán sugerir ideas para proyectos, alentar a los socios a participar y delegar responsabilidades.


A finales del año, la directiva presenta el informe anual en el cual se incluyen las decisiones de mayor importancia tomadas en el curso del año. Se deberá archivar el informe original y remitir una copia al club rotario patrocinador.


Presidente
La principal función del presidente del club es dirigirlo de manera que funcione con eficacia.
Responsabilidades previas al ejercicio del cargo:
• Estudiar los documentos estatutarios de Interact.
• Reunirse con la directiva para planear las actividades del club.
• Designar todos los comités permanentes y especiales, con aprobación de la directiva, e integrar todos los comités como miembro ex officio.
• Designar a los presidentes de los comités en base a sus cualificaciones y su experiencia en la gestión de Interact y consultarlos antes de nombrar a los demás integrantes de los comités.


Responsabilidades adicionales para los clubes Interact establecidos:
• Reunirse con el presidente saliente para examinar los registros del club y tratar sobre las actividades que realiza el club en la actualidad.
• Decidir cuál de los comités en funcionamiento deberá proseguir su labor durante el año venidero y considerar qué comités nuevos podrían formarse.


Responsabilidades durante el ejercicio del cargo:
• Organizar reuniones eficaces, preparando un orden del día detallado en el cual se incluyan todos los temas que se tratarán y el tiempo que se les dedicará. Reservar el tiempo
suficiente para los informes de los funcionarios y los miembros de los comités.
• Utilizar la capacidad creadora al planificar el programa de las reuniones del club y planearlas con bastante antelación de manera que respondan a diversos intereses.
• Delegar responsabilidades dando oportunidad así a que otros socios desarrollen sus dotes de liderazgo y no verse abrumado atendiendo detalles.
• Determinar los conocimientos e intereses de los socios y aprovecharlos para los proyectos del club.
• Trabajar para que las actividades y proyectos de servicio del club se promuevan y concluyan con éxito.
• Atender las actividades para el desarrollo del cuadro social y mantener el equilibrio en cuanto a grupos etarios y el número de socios de uno u otro sexo.
• Comunicarse y colaborar directamente con el consejero rotario o el asesor académico y el presidente del Comité Distrital de Interact.


Vicepresidente
La principal función del vicepresidente es brindar apoyo al presidente. Algunos clubes deciden que el presidente entrante desempeñe el cargo de vicepresidente antes de ejercer la
presidencia. Aunque la vicepresidencia no es en sí una etapa previa a la asunción automática del cargo de presidente, constituye una ocasión estupenda para adquirir capacitación
a efectos de ejercer un cargo de liderazgo en el club.
Responsabilidades:
• Presidir todas las reuniones cuando el presidente no pueda asistir.
• Integrar la junta directiva.
• Colaborar con el presidente en la realización de tareas especiales.
• Mantenerse al día respecto a las metas del club y sus actividades permanentes.


Secretario
Su función principal es ayudar al club a funcionar con eficacia.
• Mantener todo los registros del club, como los referentes a estos asuntos:
– Cuadro social
– Hojas de trabajo para el nombramiento de comités
– Asistencia
– Pago de cuotas
– Todos los documentos importantes del club, incluido el certificado de organización, documentos presupuestarios e informes
• Llevar las actas —registros claros y concisos de las deliberaciones y decisiones tomadas— de todas las reuniones del club. Las actas no necesariamente deben incluir cada palabra ni todos los detalles previos a cada decisión pero sí deberán cubrir los siguientes aspectos:
– Tipo de reunión (reunión de la directiva, reunión del club, reunión de un comité)
– Fecha, hora y lugar
– Funcionario que preside
– Asistencia
– Aprobación y corrección de las actas de la reunión anterior
– Informe del tesorero


Otros funcionarios
El club puede decidir la inclusión de funcionarios adicionales de la directiva. El club rotario patrocinador debe aprobar estos cambios.
Instalación de funcionarios
Celebrar cada año ceremonias de instalación para presentar a los nuevos funcionarios y otorgar reconocimiento a los ex funcionarios por su dedicada labor.
Puede ser un acto serio o una celebración. Considere el otorgamiento de un certificado de reconocimiento a todos los socios que asistan a la ceremonia.
Se deberá invitar al presidente y a los demás funcionarios entrantes del club rotario patrocinador, de manera que puedan conocer a los nuevos funcionarios del club Interact.


Comités de los clubes
Los comités ayudan al club a desarrollar sus actividades y proyectos. El presidente designa cuatro comités permanentes, previa aprobación de la junta directiva, con sujeción a los
Estatutos prescritos a los clubes Interact: Comité del Club, Comité de Finanzas, Comité de Servicio y Comité de Comprensión Internacional. Se podrán formar además otros comités
según sea necesario.
Los comités deberán reunirse al menos una vez por mes a fin de analizar sus planes y actividades, y compartirlas con el presidente.
Tomar las medidas necesarias para que las reuniones sean breves y concisas. Todas las actividades del comité y los gastos derivados deben ser aprobados por la directiva.
Responsabilidades del presidente del comité:
• Asignar una tarea a cada uno de los integrantes y supervisar su cumplimiento.
• Cerciorarse de que todos los miembros del comité se hayan familiarizado con los documentos estatutarios, y el andamiaje organizativo del club y sus metas.
• Preparar un plan de reuniones para todo el año.
• Al convocar las reuniones, notificar por escrito a los integrantes del comité, informándolos sobre el lugar, la fecha, la hora y el tema de la reunión. (Por ejemplo: correo electrónico
y mensajes de texto.)
• Prepare el orden del día de las reuniones y procure acatarlo.
• Comunicarse con aquellos integrantes del comité que deban presentar informes durante la reunión y ofrecerles colaboración para prepararlos.
• Solicitar la opinión de los miembros del comité.
• Llevar las actas correctamente y evitar todo papeleo innecesario.


Comité del Club
Este comité sugiere ideas para los programas de las reuniones del club, propone nuevas maneras de captar y retener socios, y posibles medios para promover las actividades del
club. Para realizar estas tareas, se recomienda dividir el comité en varios subcomités.
El comité deberá mantener un registro histórico del club, una especie de diario en el que se incluyan fotografías documentales y descripciones de las actividades del club.


Comité de Finanzas
El Comité de Finanzas decide de qué manera financiar las actividades del club, procurando en todo momento mantener bajos los costos y las cuotas, y garantizando la autosuficiencia
del club. El comité se encarga, asimismo, de solicitar fondos o donaciones en especie a empresas y organizaciones, ofreciéndoles algo de valor a cambio (servicios, reconocimiento, etc.).


Comité de Servicio
El Comité de Servicio emprende cada año un proyecto en beneficio del centro de enseñanza o la comunidad.


Comité de Comprensión Internacional
El Comité de Comprensión Internacional inicia cada año un proyecto destinado a promover la buena voluntad entre todas las naciones.